常見的20大Word文字處理技巧,保證你夠用一輩子

1.去除頁眉的橫線方法兩則
在頁眉插入信息的時候經常會在下面出現一條橫線,如果這條橫線影響你的視覺,這時你可以採用下述的兩種方法去掉:用第一種的朋友比較多,即選中頁眉的內容後,選取「格式」選項,選取「邊框和底紋」,邊框設置選項設為「無」,「應用於」處選擇「段落」,確定即可。
第二種方法更為簡單,當設定好頁眉的文字後,滑鼠移向「樣式」框,在「字體選擇」框左邊,把樣式改為「頁腳」、「正文樣式」或「清除格式」,便可輕鬆搞定。
 

2.在Word中快速選擇字體
為了能夠快速地選擇字體,我們可以將常用的字體以按鈕的形式放到工具欄上。首先在 Word的工具欄上單擊滑鼠右鍵,在右鍵菜單中選擇最後一項「自定義」。然後在出現的自定義編輯界面中選中「命令」選項卡,再選擇「類別」中的「字體」項。最後從右邊列出的 Windows已安裝的字體中,選擇常用的字體並用滑鼠直接將它拖曳到工具欄上,這樣在以後的使用中就可以快速選擇字體了。
 

3.用Word實現快速隔行刪除
先將全文複製 Word中,按 Ctrl+A鍵全選,再選擇「表格」下拉菜單中的「轉換/文字轉換成表格」,在彈出的對話框中,將「列數欄」定為「2列」,將「文字分隔位置」選為「段落標記」,確定後便出現一個2列 n行的表格,再全選表格,右擊滑鼠「合併單元格」。
 

4.清除Word文檔中多餘的空行
如果 Word文檔中有很多空行,用手工逐個刪除又太累人,直接列印吧,又太浪費墨水和列印紙。有沒有較便捷的方式呢?我們可以得用 Word自帶的替換功能來進行處理。在 Word中打開編輯菜單,單擊「替換」,在彈出的「查找和替換」窗口中,單擊「高級」按鈕,將游標移動到「查找內容」文本框,然後單擊「特殊字元」按鈕,選取「段落標記」,我們會看到「^p」出現在文本框內,然後再同樣輸入一個「^p」,在「替換為」文本框中輸入「^p」,即用「^p」替換「^p^p」,然後選擇「全部替換」,怎麼樣,多餘的空行不見了吧。
 

 

5.同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊「文件」菜單,大家看,已經多出了「同時保存」和「同時關閉」命令,這可就方便多了。
 

6.巧妙設置文檔保護
在用Word2000/XP列印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎麼辦呢?執行「工具」菜單中的「保護文檔」命令,在彈出的窗口中選擇「保護窗體」,然後設上密碼。怎麼樣,游標跑到了文件頭,任你怎麼移動滑鼠、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行「工具」菜單中的「解除文檔保護」命令,一切又正常了。
 

7.編輯長文件更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將滑鼠移動到滾動條上面的適當位置,發現滑鼠指針變成雙箭頭,此時按住滑鼠左鍵向下拖動,文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以複製內容了,而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
 

8.取消「自作聰明」的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊「工具→自動更正選項」,單擊「鍵入時自動套用格式」選項,將「Internet及網路路徑替換為超級鏈接」項目前的小鉤取消。再單擊「自動套用格式」選項,將「Internet及網路路徑替換為超級鏈接」項目前的小鉤取消。再單擊「確定」。這樣,以後再輸入網址後,就不會轉變為超級鏈接了。
 

9.巧設Word啟動後的默認文件夾
Word啟動後,默認打開的文件夾總是「我的文檔」。通過設置,我們可以自定義 Word啟動後的默認文件夾,步驟如下:(1)單擊「工具」菜單中「選項」命令,程序將會彈出「選項」的對話框;(2)在對話框中,選擇「文件位置」標籤,同時選擇「文檔」;(3)單擊「更改」按鈕,打開「更改位置」對話框,在「查找範圍」下拉框中,選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾並單擊「確定」按鈕;(4)最後單擊「確定」按鈕,此後 Word的默認文件夾就是用戶自己設定的文件夾。
 

10.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師,在用 Word編製練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行「插入→符號」命令,打開「符號」對話框,在「符號」標籤下,將字體選定為「標準字體」,「子集」選定為「CJK統一漢字」,你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按「插入」按鈕就行了。

11.將Word表格巧妙轉換為Excel表格
先打開帶表格的 Word文件,接著選中整個表格,先將游標放在表格的任一單元,在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把游標移到上面再單擊,整個表格的字會變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現的菜單中選擇「複製」;然後打開 Excel,再單擊右鍵,在出現的菜單中選擇「選擇性粘貼」,在出現的對話框中有6項菜單可選,選擇「文本」並確定就行了。
 

12.巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的 Word文檔,想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里,可以按照下面的方法來做:打開該文檔,選擇「文件」菜單下的「另存為 Web頁」,指定一個新的文件名,按下「保存」按鈕,你會發現在保存的目錄下,多了一個和 Web文件名一樣的文件夾。打開該文件夾,你會驚喜地發現, Word文檔中的所有圖片,都在這個目錄里保存著。
 

13.在WordXP中巧輸分數
啟動 WordXP,選擇「插入」菜單下的「域」命令,出現「域」對話框,在「請選擇域類別」的下拉列表中選擇「等式和公式」,「域名」項選中「Eq」,然後單擊「域代碼」按鈕,單擊「選項」按鈕,在「開關」中選擇「F(,)」,按下「添加到域」,在下面的「域代碼」中添加上分子和分母,如 EQF(1,2),連按兩次「確定」回到 Word編輯窗口,這樣分數製作就完成了。
 

14.快速輸入大寫數字
由於工作需要,經常要輸入一些大寫的金額數字(特別是財務人員),但由於大寫數字筆畫大都比較複雜,無論是用五筆字型海獅拼音輸入法輸入都比較麻煩。後來偶然發現,利用Word2000可以巧妙地完成:首先輸入小寫數字如「123456」,選中後從「插入」菜單中選擇「數字」命令,接著會出現如圖所示的對話框,選擇「壹,貳,叄」項,點擊「確定」即可,或者你也可以直接在「數字」對話框中輸入數字。
 

15.在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件,一般採用「插入」菜單下「圖片」選項中的「剪貼畫」,從「剪貼庫」中選取插入。但是,這種方法插入的聲音文件只限於WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件,可打開Word文檔,把游標移到你要插入聲音文件的位置,選擇「插入」菜單下的「對象」選項,在打開的「對象」對話框中,選擇「由文件創建」活頁卡片,點擊「瀏覽」按鈕,從打開的「瀏覽」對話框中找到準備插入的MP3文件,並確定。當「瀏覽」對話框自動關閉後,點擊「由文件創建」活頁卡片中的「確定」按鈕,稍等一會兒,插入點就會出現MP3文件的圖標,雙擊它即可播放。但必須說明,在此操作之前必須在Windows中使MP3文件與你的MP3播放器建立關聯。
 

16.在英文狀態下快速輸入中文標點符號
在輸入中文過程中,經常會遇到一些英文單詞或句子,此時許多人會將中文輸入法切換為英文輸入法來輸入英文。這樣一來,標點符號也成英文的了,輸入標點符號時,還要再將輸入法轉為中文,十分麻煩。有沒有簡便的方法呢?當然有。Office2000為用戶提供了12組輸入中文標點符號的快捷鍵(詳見附表),不管在任何輸入法狀態下(當然包括英文),只需按下快捷鍵,即可輸入中文標點符號,省去了來回切換的麻煩。需要請大家注意的是:「,:;?!」等標點符號的中英文方式看似一樣,其實是有區別的。
 

 

17.為Word添加小助手
我們在使用Word2000進行文檔處理時,經常使用工具欄中的「字數統計」功能來了解當前文檔的字數、字元數、行數等信息,非常方便。可是很多時候我們需要了解文檔的更加詳細的信息,這時可以通過在工具欄上添加「屬性」的方法,來快速查看文檔的詳細信息。
1.單擊「工具」菜單,從其下拉菜單中選擇「自定義」命令,打開自定義設置窗口。2.在自定義設置窗口中,選擇「命令」項。在其下面的「類別」中選擇「控制項工具箱」,然後在右邊的「命令」中選擇「屬性」項。3.雙擊「屬性」項並將它拖動到工具欄上。這樣在Word的工具欄上,就出現了「屬性」項。
當我們在Word中需要查看某個文檔的詳細信息時,只要單擊工具欄上的「屬性」項,那麼文檔的創建時間、修改時間、文檔大小、創建人等詳細信息就會出現了,也可以根據自己的需要,添加、修改文檔的主題、作者、備註等信息。
 

18.找回Word中的菜單欄
首先,在工具欄右擊,在彈出的菜單中單擊「自定義(C)」命令。再單擊「命令(C)」選項,然後在「類別(G)」列表框中拖動滾動條,找到「內置菜單」單擊。這時我們就可以在右邊「命令(D)」列表框中看到我們熟悉的「文件(F)」「編輯(E)」等菜單了。既然找到了,就動手一個個地把它們拖回去吧!當然,這些菜單既然能被拖到菜單欄中去,當然也能把它拖回對話框。
 

19. Word也能「自動求和」
編輯Excel工作表時,相信大家對常用工具欄中的「自動求和」按鈕情有獨鍾。其實,在Word2000/XP的表格中,也可以使用「自動求和」按鈕呢!當然,這需要你事先把該按鈕請出來,其方法是:
1.在「工具」菜單中,單擊「自定義」命令。
2.選擇「命令」選項,在「類別」框中,單擊「表格」;在「命令」框中,找到並單擊「自動求和」,然後用左鍵將它拖放到常用工具欄中的適當位置。
3.關閉「自定義」對話框。
現在,把插入點置於存放和數的單元格之中,單擊常用工具欄中的「自動求和」按鈕,則Word將計算並顯示插入點所在的上方單元格中或左方單元格中數值的總和。當上方和左方都有數據時,上方求和優先。
 

20.預覽時可編輯文檔
當你使用Word2000/2000的預覽功能時,如果還要編輯文檔,這時候不必回到視圖模式,只要點一下放大鏡圖標,這時候就會自動進入編輯模式,你可以對文檔進行任意編輯。這個技巧對編輯文檔非常有用!特別是調整封面、拖動一些表格等。可以邊預覽,邊編輯,既方便又準確。

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